İşi büyütmek için önce sistemi kurmak

Bir işin başında fırsatı görmek, cesaret etmek ve harekete geçmek gerekiyor. Ancak iş büyüdükçe aynı yöntemle devam etmek zorlaşıyor. İlk günlerde her konuya yetişmek işe yararken, bir süre sonra bütün kararların aynı kişiye dönmesi işin hızını belirlemeye başlıyor.

Bence burada sorulması gereken soru şu: İş gerçekten büyüyor mu, yoksa sadece insanların günlük yükü mü artıyor? Daha çok telefon, daha çok toplantı ve daha çok mesaj tek başına ilerleme göstergesi değil. Sonuçları daha öngörülebilir hale getirebiliyorsak, o zaman büyümenin altını doldurmaya başlıyoruz.

Sistem, bir işi tekrar yapabilme becerisidir

Sistem kurmak denince akla kalın prosedürler veya yeni bir yazılım gelebiliyor. Benim için başlangıç daha basit: Bir işin sahibi belli mi? Hangi sonucu üretmesi bekleniyor? Nerede karar verebilir, nerede başkasına danışmalıdır? Bir sorun çıktığında bunu kim, ne zaman öğrenir?

Bu soruların cevabı herkes için farklıysa, aynı işi farklı biçimlerde yaparız. Bir gün iyi sonuç almak mümkün olur; ertesi gün aynı sonucu tekrar etmek zorlaşır. Yazılı ve anlaşılır birkaç kural, bu belirsizliği azaltmak için iyi bir başlangıçtır.

Yetkiyle birlikte sorumluluk da netleşmeli

Bir insana iş verip bütün kararlarını tekrar onaydan geçirmek, ona gerçek bir hareket alanı bırakmıyor. Diğer taraftan, sınırları konuşmadan her şeyi devretmek de sağlıklı değil. Yetki, beklenen sonuç ve takip yöntemi birlikte tanımlanmalı.

Örneğin sipariş hazırlayan bir ekip düşünelim. Hedef yalnızca paket sayısı olursa hatalı gönderiler gözden kaçabilir. Hedefe doğruluk, zamanında teslim ve sorunların bildirilmesi de eklendiğinde işin bütünü görünür hale gelir. Buradaki amaç insanları sürekli kontrol etmek değil; herkesin aynı sonucu anlamasını sağlamaktır.

Bir süreç seçerek başlayın

Bütün şirketi aynı anda değiştirmeye çalışmak yerine, en çok tekrar eden aksaklığı seçmek daha uygulanabilir geliyor. Geciken bir teslim, unutulan bir takip veya sürekli yeniden sorulan bir karar olabilir. İşin adımlarını, sorumlusunu ve tamamlanma ölçütünü bir sayfaya yazın. Sonra gerçekten kullanılıp kullanılmadığına bakın.

Her hafta üç soruya dönmek yeterli bir başlangıç olabilir: Ne tamamlandı? Ne takıldı? Bir sonraki adım kimin sorumluluğunda? Toplantının değeri, süresinden çok bu sorulara verdiği açıklıkta.

Benim gözümde iyi kurulmuş bir yapı, insanların inisiyatif almasını kolaylaştırır. İş, tek bir kişinin sürekli yetişmesine daha az bağımlı hale gelir. Böylece yeni fırsatlara bakmak için de zaman açılır. Büyümenin anlamlı tarafı biraz da bu: Daha fazla işi, daha anlaşılır bir düzen içinde yapabilmek.